ISO 45001: Nuevo Concepto de Información Documentada

La actual versión de la norma (ISO/DIS 45001, feb 2016), siguiendo los mismos conceptos establecidos en las nuevas normas de gestión de la calidad (ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015) redefine el concepto de Manual, Procedimientos, Registros, Documentos, y agrupa estos conceptos bajo una nueva definición: “Información Documentada, 3.24”

¿Este concepto representa realmente algún cambio en los requisitos?

Si revisamos con detalle la definición (ver recuadro ▼), veremos que se termina la dispersión de términos y cláusulas ya que anteriormente teníamos un requisito para el control de documentos, otro para el control de registros, otro asociado a la documentación. En la actualidad se simplifica y se agrupa toda esta información bajo el concepto de Información Documentada, donde se incluyen todos sus tipos.

Posteriormente la norma explicita los requisitos asociados a la gestión de “toda” la documentación (procedimientos, manuales, registros, instructivos, o cualquier otra información) a través de la cláusula 7.5 Información Documentada

Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.

1-La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.

2-La información documentada puede hacer referencia a:

2.1-El Sistema de gestión incluidos los procesos relacionados
2.2-Información generada para que la organización opere (documentación)
2.3-La evidencia de los resultados alcanzados (registros)

La cláusula 7.5 se desarrolla en tres apartados:

7.5.1 Generalidades, donde se refuerza la necesidad de contar con la información documentada requerida por la norma
7.5.2 Creación y Actualización, donde se exige la clara identificación, revisión, aprobación de la documentación
7.5.3 Control de la información documentada, donde se requiere que esté disponible para su uso, protegida de daños, distribuida donde corresponda, etc.

¿Cómo aparece el requisito de información documentada en las cláusulas de la norma?

A lo largo de las cláusulas, en ocasiones se hace mención a “mantener información documentada” o bien “mantener información documentada como evidencia de” queriendo referirse en el primer caso a todo tipo de documentos, y en el segundo a los registros.

Por ejemplo, la metodología para evaluar los riesgos, y los criterios utilizados, “deden mantenerse como información documentada” (6.1.2.2), es decir, nuestro documento que describe la metodología de evaluación (“nuestro procedimiento de evaluación”).

A continuación les presentamos un resumen de las cláusulas de ISO/DIS 45001, y los requisitos de documentación e información documentada: